Pengertian Teknik Dokumentasi dan Dokumen
Teknik dokumentasi atau studi dokumentasi merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan menghimpun dan menganalisis dokumen-dokumen, baik dokumen tertulis, gambar maupun elektronik.
Dokumen yang telah diperoleh kemudian diuraikan (analisis), dibandingkan dan dipadukan (sintesis) membentuk satu hasil kajian yang sistematis, padu dan utuh. Jadi teknik dokumentasi tidak sekedar mengumpulkan dan menuliskan atau melaporkan dalam bentuk kutipan-kutipan tentang sejumlah dokumen, namun yang dilaporkan adalah hasil analisis terhadap dokumen-dokumen tersebut (Amirin, 2000).
Dokumen menurut Guba dan Lincoln (1981: 228) adalah setiap bahan tertulis ataupun film, yang dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.
Manfaat Teknik Dokumentasi
Teknik pengumpulan data dengan teknik dokumentasi dapat digunakan sebagai alat pengumpul data, karena alasan-alasan berikut.
- Merupakan sumber yang stabil, kaya, dan mendorong.
- Berguna sebagai bukti untuk suatu pengujian, misalnya pembuktian persidangan.
- Sifatnya alamiah, sesuai dengan konteks, lahir dan berada dalam konteks, tidak dibuat-buat.
- Relatif murah dan tidak sulit diperoleh, meskipun perlu ditelusuri lebih dahulu.
- Tidak bersifat reaktif, sehingga cukup mudah ditemukan dengan cara kajian isi (content analysis).
- Hasil content analysis akan membuka kesempatan untuk lebih memperluas tubuh pengetahuan terhadap sesuatu yang diselidiki.
Lihat Juga:
25 Kampus Dengan Program Studi Kesejahteraan Sosial di Indonesia
Penerapan SPM Bidang Sosial | PSRPD Mensenetruwitu, Panti Sosial di Jawa Barat
Pembagian Dokumen
Secara umum Teknik pengumpulan data dengan dokumentasi dapat memanfaatkan 2 (dua) macam dokumen, yaitu dokumen pribadi dan dokumen resmi.
Dokumen pribadi
Dokumen pribadi adalah catatan atau karangan seseorang secara tertulis tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Teknik pengumpan data ini dilakukan dengan mengumpulan dokumen pribadi untuk memperoleh kejadian nyata tentang situasi sosial dan arti berbagai faktor di sekitar subjek penelitian.
Dokumen pribadi antara lain dapat berupa: buku harian, surat pribadi, otobiografi, atau kesan seseorang terhadap suatu peristiwa /pengalaman tertentu.
Buku harian
Buku harian akan bermanfaat bila buku tersebut memberikan tanggapan tentang peristiwa-peristiwa di sekitar penulis. Kesulitan mendapatkan buku harian ini adalah karena pemiliknya cenderung tidak mau memperlihatkannya kepada orang lain karena dipandang berisi hal-hal yang sangat pribadi, dan ia merasa malu jika rahasia pribadinya terbuka kepada orang lain.
Misalnya terkait perkembangan anak, kadangkala orang tua/guru/pekerja sosial membuat buku harian tentang perkembangan anak-anaknya. Buku harian seperti ini dapat dipinjam untuk dipelajari.
Surat pribadi
Surat pribadi orang tua atau kerabat dapat juga dimanfaatkan untuk mencari data tentang anak. Hal ini bermanfaat untuk mengungkapkan hubungan sosial seseorang.
Jika surat berisi masalah atau pengalaman yanng berkesan, maka surat tersebut akan sangat berguna untuk menggambarkan latar belakang pengalaman seseorang.
Otobiografi
Otobiografi kadang ditulis oleh tokoh masyarakat, ahli bidang tertentu, pendidik, atau orang biasa. Motif penulisan otobiografi antara lain adalah penyaluran hobi menulis, upaya mengurangi ketegangan, mencari popularitas atau menyukai sastra. Motif penulisan tersebut biasanya akan mempengaruhi isi otobiografi.
Meskipun tidak sebaik buku harian atau surat pribadi, otobiografi dapat dimanfaatkan sebagai teknik pengumpulan data. Namun, ketersediaan otobiografi tidak banyak, karena hanya segelintir orang saja yang mau mempublikasikan otobiografinya.
Dokumen Resmi
Dokumen resmi terbagi menjadi 2 (dua), yaitu dokumen internal dan dokumen eksternal.
Dokumen internal
Misalnya berupa memo, pengumuman, instruksi, risalah rapat, (Surat Keterangan) SK kepala kantor, atau aturan suatu lembaga masyarakat tertentu yang digunakan untuk kalangan sendiri. Dokumen semacam ini dapat menyajikan petunjuk tentang gaya kepemimpinan.
Dokumen eksternal
Dokumen ini berisi bahan-bahan informasi yang dihasilkan oleh suatu lembaga untuk dipublikasikan pada umum, misalnya: majalah, buletin, pernyataan, atau kliping berita. Dokumen semacam ini dapat digunakan untuk menelaah konteks sosial, kepemimpinan, dan lain-lain.
Demikian sekilas mengenai teknik pengumpulan data dengan teknik dokumentasi, semoga bermanfaat.